Kategoriarkiv: Intranät

Hur används vårt intranät?

Sedan en tid tillbaka så har webbanalysverktyget Google Analytics en ny rapport som möjliggör dig att kunna se exakt hur enskilda användare beter sig på din webbplats. Rapporten kallas Användarrapport och ligger under fliken Målgrupp. På vårt intranät Komin kör vi Google Analytics och användarrapporterna ger en fördjupad bild hur vårt intranät används.

Jag har valt att kika på en helt vanlig arbetsdag, nämligen tisdagen den 19 april 2016. Totalt denna dag var det 2 083 användare på intranätet. Vi har cirka 4 500 konton för intranätet så denna dag var knappt hälften inloggade någon gång under dagen (med reservation för att folk kan logga in med olika enheter).

54 procent lämnar direkt

Men vad gjorde då användarna på intranätet? Det första vi behöver göra är att sortera bort alla som inte använde intranätet alls utan bara tvingades dit. Av de 2 083 användarna var 1 135 användarna inne 0 sekunder. Det motsvarar 54 procent av användarna denna dag.

Här är exempel på en användarrapport för en av dessa användare:

Användarrapport som visar att besökaren lämnar intranätet direkt

Vad säger då denna rapport?

  • Användaren gör en session och längden är 0 sekunder. Bakgrunden till denna lite märkliga siffra är att alla medarbetare har intranätet som startsida. Den troliga förklaringen är att användaren startar sin webbläsare och direkt byter till en annan webbadress.
  • Användaren kikade första gången på intranätet den 24 januari 2016, vilket är fem dagar efter att nuvarande intranätet lanserades. Det är alltså en återkommande användare.
  • Användaren använder dator. Inte heller konstigt då de flesta jobbar vid en dator och inte en mobil enhet.

24 procent använder bara startsidan

Om man kikar på de som besökt intranätet längre än en sekund, men bara stannat på startsidan så får vi 508 användare. Det motsvarar 24 procent av användarna denna dag.

Här är exempel på en användarrapport för en av dessa användare:

Användare på Komin som bara besöker startsidan

Vad säger då denna rapport?

  • Användaren gör fyra sessioner och längden är 40 minuter och 35 sekunder. Den troliga förklaringen är att användaren startar sin webbläsare fyra gånger under arbetsdagen.
  • Användaren kikade första gången på intranätet den 20 januari 2016, vilket är en dag efter att nuvarande intranätet lanserades. Det är alltså en återkommande användare.
  • Även denna användaren besöker med en dator, förmodligen jobbdatorn.

Vår nuvarande konfiguration av Google Analytics kan tyvärr inte ge svar på vilka aktiviteter denna grupp ägnar sig åt på startsidan. Den negativa tolkningen är att dessa användare bara har intranätet öppet, men egentligen jobbar med något helt annat. Den positiva tolkningen är att denna grupp av användare gör saker på startsidan som vi inte kan mäta med Google Analytics.

Några saker som denna grupp användare kan göra på startsidan utan att besöka en annan webbsida:

  • Läsa nyhetsrubriker.
  • Gå till telefonisystemet.
  • Gå till webbmejlen.
  • Gå till ett verksamhetssystem.
  • Läsa lista över aktuella lediga jobb.
  • Läsa kommunens Facebookflöde.
  • Läsa kommunhusets kafémeny.
  • Gå till externa nyheter.

Av dessa aktiviteter vet vi sedan tidigare att många använder länkar till kommunens olika IT-system på startsidan. Det vet vi från en klickanalys på gamla intranätet som vi gjorde med webbanalysverktyget Crazy Egg.

21 procent går vidare till annan webbsida

Om man kikar på de som besökt intranätet längre än en sekund och som gått vidare från startsidan så får vi 440 användare, vilket motsvarar 21 procent av användarna denna dag. Nu börjar det bli intressant. Det här är en grupp användare som vi vet själva väljer aktivt att använda intranätet.

För att förstå lite vad denna grupp gör måste vi bryta ner det på vilka sidor de går in på. Värt att notera är att samma användare kan gå in på flera olika webbsidor, så procentsiffrorna nedan kommer inte att gå ihop om du försöker slå ihop dem.

Knappt 1 av 5 går in på hjälpsektionerna

På intranätet finns kommungemensamt stöd till medarbetarna uppdelat på de tre sektionerna anställning och lön, datorer och kontorsstöd samt verksamhetsstöd och styrning. Dessutom finns en ingång för dokument där allt hjälpmaterial är uppdelat i dokumenttyper istället för efter ämne. Om man bryter ut vilka som besökt någon av de fyra hjälpsektionerna på intranätet så får vi 341 användare. Detta motsvarar 16 procent av användarna denna dag.

Om man sedan bryter ner siffrorna på de olika sektionerna så ser det ut så här:

  • Anställning och lön har 250 användare. Detta motsvarar 12 procent av användarna denna dag. Det är främst sidan om självservice som användarna går in på, vilket är sidan där medarbetarna loggar in i vårt administrativa system för lön, semester och dylikt.
  • Datorer och kontorsstöd har 75 användare. Detta motsvarar 4 procent av användarna denna dag. Det är främst sidan med alla kommunens IT-system som användarna går in på.
  • Verksamhetsstöd och styrning har 26 användare. Detta motsvarar 1 procent av användarna denna dag. Man kan tänka att det rör sig om de närmast sörjande.
  • Dokument har 47 användare. Det motsvarar 2 procent användarna denna dag. Det är främst sidan som listar alla blanketter som användarna går in på.

Det är med andra ord det praktiska som ligger medarbetarna närmast om hjärtat som efterfrågas, främst vardagliga frågor kopplat till anställningen. Verksamhetsspecifik information som styrdokument, visioner och liknande intresserar inte användarna.

Dessa siffror är lite bekymrande ur ett redaktörsperspektiv då vi lagt lika mycket redaktörstid på alla sektionerna, kanske till och med mer på verksamhetsstöd. En tänkbar lösning i framtiden är att helt ta bort webbsidorna under verksamhetsstöd och styrning och istället lägga allt detta i arbetsgrupper där berörda medarbetare bjuds in. Redaktörstiden kan då läggas på de ämnen som användarna faktiskt letar efter.

1 av 10 går in på nyheter

På intranätet finns en nyhetsdel där alla nyheter presenteras och där man kan läsa enskilda nyheter. Om man bryter ut vilka som besökt nyheternas startsida eller en enskild nyhet så får vi 176 användare. Detta motsvara 8 procent av användarna denna dag.

Här är exempel på en användarrapport för en av dessa användare:

Användare på intranätet som letat efter nyheter

Vad säger då denna rapport?

  • Användaren gör en session och längden är 4 minuter och 34 sekunder. Det är alltså en användare som går in efter lunchen för att uppdatera sig.
  • Användaren kikade första gången på intranätet den 6 april 2016, vilket är långt efter nuvarande intranätet lanserades. Det är förmodligen en ny medarbetare.
  • Även denna användaren besöker med en dator, förmodligen jobbdatorn.

Intranätet brukar ses som en viktig kanal för internkommunikation. Det dessa siffror säger är att få medarbetare aktivt uppdaterar sig om vad som händer i organisationen. De som aktivt väljer att leta efter nyheter nöjer sig oftast med att kolla igenom nyhetsflödet. Ytterst få läser fullständiga nyhetsartiklar på intranätet.

Den positiva tolkningen är att många fortfarande läser nyhetsrubrikerna på startsidan. Den negativa tolkningen är att medarbetarna inte läser nyheter på intranätet alls, i vilket fall inte denna dag. Hursomhelst så bör man nog som kommunikatör tänka att den största chansen du har att nå medarbetarna är att skriva relevanta och kärnfulla nyhetsrubriker på intranätets startsida.

1 av 20 går in på förvaltningssidorna

På intranätet har varje förvaltning egna sidor. Om man bryter ut vilka som besökt någon av de åtta förvaltningarnas sidor på intranätet så får vi 103 användare. Detta motsvara 5 procent av användarna denna dag.

Tyvärr kan vi inte mäta vilka yrkesgrupper det handlar om, men det vi med säkerhet kan säga är att medarbetarna på förvaltningarna inte aktivt går in dagligen på sin förvaltnings del av intranätet. En kvalificerad gissning är att de som besöker förvaltningarnas sidor är förvaltningarnas stabsfunktioner.

Jag skulle säga att detta visar på den största bristen i designen på vårt nuvarande intranät. Som medarbetare ska du inte behöva gå till din förvaltning. Intranätet borde anpassas dynamiskt så att du hela tiden har med dig din förvaltningstillhörighet. Innehållet borde exempelvis anpassas i de olika hjälpsektionerna utifrån vilka rutiner som gäller för just din förvaltning.

Under 5 procent använder intranätets sökfunktion

Sökfunktionen brukar betraktas som en viktig del av ett intranät. Om man bryter ut vilka som använt sökfunktionen på intranätet så får vi 84 användare. Detta motsvara 4 procent av användarna denna dag.

Liksom på vår externa webbplats så väljer användarna hellre att navigera via ämnesmenyn än att använda sökfunktionen för att hitta på webbplatsen. Samtidigt finns det stor förbättringspotential med vår sökmotor så användandet kanske skulle vara större om träffarna var mer relevanta.

Ny tjänst som webbkommunikatör

I tisdags gick ansökningstiden ut för en ny tjänst på Enköpings kommun som driven webbkommunikatör. Det är en ny roll på kommunens kommunikationsavdelning som jag tror blir en nyckel till ett lyckat arbetet med nya enkoping.se och vårt kommande intranät Komin.

Fokus på redaktionella processer

Tanken är att webbkommunikatören ska jobba mer med webbplatsens redaktionella processer, medan jag som webbstrateg fokuserar på strategi, utveckling och långsiktig uppföljning. Webbkommunikatören kommer att bli huvudredaktör för enkoping.se med ansvar för både innehållets kvalitet och att den redaktionella organisationen fungerar i stort som smått. Det handlar både om vara systemadministratör för SiteVision, att hålla ihop innehållsstrategin och att vara ett stöd till redaktörerna både ur ett tekniskt och ett redaktionellt perspektiv. Utöver webbplatsen täcker även ansvaret intranätet (SharePoint) och bloggplattformen (WordPress).

Rekryteringen pågår

Inom kort kommer vi att kalla till intervjuer. När vi har en webbkommunikatör på plats hoppas jag kunna presentera hen här på bloggen. Kanske får vi en till skribent på bloggen också?

Nytt intranät i SharePoint

Under 2015 kommer Enköpings kommun att driva två stora utvecklingsprojekt när det gäller webbutveckling. Vi ska dels utveckla ett nytt intranät som ska ersätta vårt nuvarande intranät (Insidan), dels påbörja arbetet med en ny extern webbplats.

Arbetet med ett nytt intranät är i genomförandefas och drivs av kommunledningskontorets IT-enhet. Projektledare är Per Sundquist som nås på mejl per.sundquist@enkoping.se. Intranätet byggs i systemet Microsoft SharePoint. Planen är att lansera det nya intranätet hösten 2015.

Intranätet kommer att ha fokus på att förenkla för medarbetare att arbeta tillsammans, bland annat med bättre sökfunktionalitet för personer och möjlighet att samarbeta i arbetsgrupper. Arbetet bygger på den kravställning som tagis fram i tidigare intranätsprojekt som drivits i kommunen genom åren.